In deze bijdrage bespreek ik een uitspraak van de Geschillencommissie Notariaat. Die gaat weliswaar over een declaratie voor werkzaamheden van een notaris, maar is toch voor iedere financieel adviseur relevant.
De casus
Ik versimpel de casus omdat hoogstwaarschijnlijk iedere hypotheekadviseur wel eens zo’n zaak heeft meegemaakt. Een stel is op zoek naar een nieuwe koopwoning. Op enig moment hebben ze het geluk dat ze een leuke woning vinden en ze treden in onderhandeling. Uiteindelijk laat de makelaar van de verkoper weten dat hun bod geaccepteerd is. De makelaar stelt vervolgens de koopovereenkomst op. Daarin moet ook de naam vermeld worden van de notaris die de akte van levering zal passeren.
Op de vraag van de makelaar of de koper een eigen notaris heeft, antwoordt deze ontkennend. Maar de koper zal de naam nog doorgeven.
De makelaar wil de koopovereenkomst graag zo spoedig mogelijk laten ondertekenen zodat de drie dagen bedenktijd gaat lopen. Dus kiest de makelaar zelf een notaris en zet diens naam en contactgegevens in de koopovereenkomst.
De koper en verkoper tekenen de koopovereenkomst en de makelaar stuurt deze op enig moment door aan het desbetreffende notariskantoor. Daar gaan medewerkers aan de slag om de noodzakelijke informatie in het computersysteem te zetten. Ook stuurt het notariskantoor een vragenformulier met een begeleidende brief. In die brief staat onder andere dat de notaris de toezending van de koopovereenkomst ziet als een opdrachtverstrekking. Uit de brief blijkt ook dat de notaris de opdracht aanvaardt.
In deze casus vraagt de hypotheekadviseur van de kopers de notaris een kostenopgaaf te sturen. Een paar dagen nadat deze verstuurd is, ontvangt de notaris bericht dat het dossier bij een ander notariskantoor afgewikkeld zal worden.
De afgewezen notaris stuurt daarop een nota voor verrichte werkzaamheden in verband met de opstart van het dossier. Als die niet betaald wordt, start de notaris een incassotraject.
De vraag
De kopers vinden het principieel onjuist dat de notaris kosten in rekening brengt terwijl zij in hun ogen geen opdracht aan de notaris hebben verstrekt. De notaris ziet dat anders. De toezending van de – ook door kopers – getekende koopovereenkomst waarin de notaris expliciet vermeld staat, is al een opdrachtverlening.
De uitspraak
Deze zaak komt ter beoordeling bij de Geschillencommissie Notariaat en op 28 juli 2020 doet de commissie een interessante uitspraak. De notaris had de ontvangst van de getekende koopovereenkomst niet mogen beschouwen als een opdracht van de kopers om werkzaamheden te verrichten. Ook de toezending van een eerste brief aan de kopers met daarin een vragenformulier is hiervoor onvoldoende. Zelfs het feit dat de kopers op die brief reageren met het verzoek een kostenopgaaf te sturen, brengt de leden van de Geschillencommissie niet op andere gedachten. Ook het gegeven dat in de Algemene Voorwaarden van de notaris staat dat ontvangst van een getekende koopovereenkomst als een opdracht aan de notaris wordt beschouwd, is geen valide argument.
De eindconclusie is dat de notaris weliswaar werkzaamheden heeft verricht door het dossier op te starten, maar dat hij de kosten daarvan niet mag declareren. Dit had anders kunnen zijn, als de kopers het vragenformulier hadden ingevuld en teruggestuurd aan de notaris of op een andere wijze kenbaar hadden gemaakt dat de akte door die notaris opgesteld moest worden.
De hypotheekadviseur
Wat heb jij als hypotheekadviseur aan deze uitspraak ? Heeft de makelaar het getekende contract al naar een notaris gestuurd, terwijl jij van mening bent dat jouw klanten beter uit zijn bij een andere notaris, vraag dan aan jouw klanten of ze zelf al documenten hebben verstrekt aan de notaris die in het koopcontract staat. Is dat nog niet het geval, dan kun je de gehele afhandeling van de koop/levering en de hypotheekstelling alsnog kostenloos overhevelen naar de notaris van jouw keuze.
Hebben de kopers daarentegen al stukken gestuurd naar de notaris die de makelaar in de koopovereenkomst heeft opgenomen, dan is deze wél gerechtigd om de opstartkosten in rekening te brengen als het dossier bij een andere notaris wordt ondergebracht.
