Verbouwingsplannen: de rol van de notaris daarbij?
U heeft plannen om uw huis te verbouwen en bent druk in de weer met het plannen maken, materialen uitzoeken en het regelen van de financiering. Voor dat laatste moet u ook nog naar de notaris.
Het lijkt alsof deze even een modelakte op zijn computer invult door wat namen en cijfers te vermelden en klaar is hij. Vervolgens neemt hij kort met u door wat grofweg in de akte staat en wenst u veel sterkte met de verbouwing. Inmiddels ligt de gepeperde rekening al op de mat.
Dat is zo ongeveer het beeld dat niet u, maar anderen hebben van onze rol als notaris als een nieuwe (tweede) hypotheek of oversluiting van de bestaande hypotheek moet worden geregeld. Deze mensen hebben geen idee wat er zich allemaal afspeelt op ons notariskantoor vanaf het eerste contact tot het moment waarop de handtekeningen zijn gezet. En van herrecherche en inschrijving in het Kadaster hebben ze al helemaal geen weet.
Daarom nemen we U, aan de hand van Michael Janssens, trotse bezitter van een te verbouwen woning, door wat er allemaal op een notariskantoor gebeurt in de periode waarin Michael Janssens zich bezighoudt met het ontwerp van de nieuwe serre, de planning van de werkzaamheden en overleg met de aannemer.
Het is medio maart. Na overleg met de aannemer is een kostenplaatje opgesteld en is duidelijk dat de aanbouw van de nieuwe serre toch echt gaat plaatsvinden. Terwijl de aannemer het contact met de gemeente verzorgt voor de (noodzakelijke) vergunningen, is Michael met zijn financieel adviseur gaan praten. Michael heeft weliswaar al eerder contact met haar gehad, maar dat was alleen om een indruk te krijgen van het bedrag dat Michael maximaal bij zou kunnen lenen voor de verbouwing. Toen zijn er geen concrete afspraken gemaakt of offertes aangevraagd.
Nu is het dan zover om alle (financiële) gegevens op tafel te leggen en een offerte aan te vragen. Al gauw blijkt dat de bank waar Michael het geld heeft geleend voor de aankoop van zijn huis in de wijk Scharn in Maastricht, de beste offerte doet. Dit betekent dat Michael een tweede hypotheek zal vestigen op zijn huis ten behoeve van deze bank en dat er niet sprake is van een oversluiting. Dit laatste zou betekenen dat de huidige lening moet worden afgelost tegelijk met het ondertekenen van de hypotheekakte ten behoeve van een andere bank. Dan zou de huidige bank van Michael zich beroepen op de “kleine lettertjes” en zich houden aan de termijn van 1 maand om de aflossingsnota op te maken. Nu dat niet hoeft kan het allemaal sneller gaan.
Michael zorgt ervoor dat zijn adviseur alle gegevens en documenten krijgt die deze nodig heeft voor het opmaken van de zogeheten notarisbrief. Daarin zal de bank aan de notaris melden wat deze minimaal in de hypotheekakte moet opnemen.
Twee weken later. Bij de post voor ons kantoor zit die ochtend een opdrachtbrief van Michael’s bank. De notaris begint direct met het zorgvuldig doorlezen van deze opdracht. Gemeld wordt dat een tweede hypotheek moet worden gevestigd ten behoeve van de bank en ten laste van Michael Janssens. Het onderpand is de woning van Michael in Scharn te Maastricht, waar al een eerste hypotheek op rust ten behoeve van de bank in verband met de aankoop destijds.
De tweede hypotheek is, zo blijkt uit de opdracht, ruimer genomen dan Michael en de aannemer begroot hebben. Deze zogeheten verhoogde inschrijving was een suggestie van Michael’s adviseur. “Als je nu toch kosten maakt, neem dan het bedrag wat hoger dan je daadwerkelijk leent. Mocht de verbouwing toch wat duurder worden, dan kunnen we een hogere lening vragen bij de bank, zonder dat je weer terug hoeft naar de notaris. Dan hoef je maar 1 keer de kosten van het kadaster te betalen.” Zo had de adviseur gezegd. Dit leek Michael een goed idee, zeker toen hij hoorde dat dit soort wijzigingen in principe niet pas bij de notaris aangekaart kunnen worden.
De volgende stap voor de notaris is de overige bijzonderheden op een rijtje zetten. Daarom gaat hij na of Michael Janssens, toen deze zijn huis kocht, (al) gehuwd was en of hij dat nog steeds is met dezelfde echtgenote. Daarnaast wordt gecontroleerd of de woning geheel of juist gedeeltelijk eigendom van Michael is en of voor het vestigen van de hypotheek toestemming nodig is van een ander, zoals de grondeigenaar als Michael zijn huis in erfpacht heeft.
Wat het onroerend goed betreft, is de notaris vandaag snel klaar. Hij is inmiddels al weer vele jaren als notaris werkzaam in Maastricht.
Als hij ook bij navraag bij het faillissementsregister en de Gemeentelijke Basis Administratie over Michael Janssens geen feiten naar boven komen die de transactie in de weg kunnen staan, is het onderzoek naar ‘de juridische feiten en de handelingsbevoegdheden’ voorlopig afgerond.
Rechercheren
De volgende stap is het ‘rechercheren’. Het notariskantoor vraagt gegevens over het onroerend goed op bij het Kadaster. Het Kadaster registreert alle onroerende zaken, met exacte plaatsaanduiding. Ook registreert de organisatie gegevens over eventuele hypotheken en beslagen die op het onroerend goed rusten. De registers van het Kadaster zijn openbaar.
Het notariskantoor verifieert via deze openbare registers of het onroerend goed op naam van Michael Janssens geregistreerd staat, welke hypotheek erop rust en of de omschrijving overeenkomt met de gegevens uit de opdrachtbrief. Al deze handelingen kunnen digitaal uitgevoerd worden; de notaris heeft de gegevens (meestal) direct ter beschikking.
Informatiebrief en ontwerpakte
Ondertussen heeft de medewerker van het notariskantoor het ontwerp van de hypotheekakte opgesteld gebaseerd op de gegevens zoals die tot dan toe bekend zijn. Samen met een informatiebrief en een vragenformulier wordt het ontwerp aan Michael Janssens gestuurd. Omdat de akten vaak taaie kost zijn, wordt ook een toelichting op de akte meegestuurd.
Het vragenformulier heeft vooral betrekking op personalia en financiële afwikkeling.
De medewerker checkt de door Michael met het ingevulde vragenformulier meegestuurde kopieën van identiteitsbewijzen. En ze ‘VISt’: via het Verificatie Informatie Systeem controleert ze of de identiteitsbewijzen niet als vermist geregistreerd staan.
Na telefonisch overleg met Michael Janssens is een passeerdatum afgesproken. Dit wordt in de agenda genoteerd.
Financiële stukken
Het lastigste is het verzamelen van de financiële stukken. Gelukkig hoeft er nu geen hypotheek te worden afgelost, zodat ook geen aflossingsnota’s hoeft te worden opgevraagd. Anders zou de akte waarschijnlijk pas over een maand kunnen worden getekend.
Ook hoeven er geen persoonlijke leningen of kredieten te worden afgelost. Vaak weet een bank alleen maar dat er een krediet is en geeft ze de notaris opdracht “een krediet” af te lossen. Dan is het bijna onbegonnen werk om uit te vissen om welke maatschappij of bank het gaat en om welk krediet. De notaris heeft namelijk geen inzage in het BKR in Tiel waar dit soort zaken zijn geregistreerd, terwijl de bank dat wel heeft.
Aan de bank hoeft in deze zaak alleen de passeerdatum te worden doorgegeven en de nodige gelden worden opgevraagd. Wel zal in de gaten gehouden moeten worden dat de bank dit ook verwerkt. Doorgaans zal de bank alles bevestigen door een zogeheten afsluitnota op te maken en op te sturen. Daarop staat welk bedrag de bank inhoudt op de lening als provisie en welk bedrag echt wordt overgemaakt naar de notaris.
Het passeren
Dan wordt het 12 april, de dag van het passeren van de akte. De notaris doet een herrecherche bij het Kadaster, dat wil zeggen dat hij nogmaals nagaat of er geen nieuwe hypotheken of beslagen op het huis liggen en of er geen verrassingen zijn, zoals een aanwijzing als monument. Er kunnen immers in de tussentijd veranderingen zijn opgetreden. Ook verricht hij een herrecherche bij het faillissementsregister, et cetera, naar mogelijke veranderingen in de persoonlijke omstandigheden van Michael Janssens. Nu er geen wijzigingen zijn ten opzichte van de vorige recherche, kan de ondertekening plaatsvinden.
Het geld van de hypotheekverstrekker staat inmiddels op de derdengeldenrekening van de notaris. Michael heeft alle te ondertekenen stukken van tevoren kunnen inzien en de nota kunnen bekijken en staat dus als het goed is niet meer voor verrassingen.
Voor de ondertekening is Michael uitgenodigd bij het notariskantoor. Daar ligt op 12 april op de afgesproken tijd het afgewerkte dossier gereed: dat wil zeggen dat alle stukken op de juiste volgorde klaarliggen in een dossiermap, ter ondertekening. Voor het ondertekenen van de hypotheekakte is meestal geen medewerker van de bank zelf aanwezig. De medewerker van de notaris heeft zichzelf in de akte vermeld als gevolmachtigde van de bank. Dit biedt haar de gelegenheid om Michael ook in persoon te zien; tot nu toe hadden ze alleen maar met elkaar via de telefoon gesproken.
Met Michael worden de stukken een voor een doorgenomen en ondertekend. De notaris legt nogmaals kernachtig uit wat de consequenties van een hypotheekakte zijn: “als je de rente niet betaald heb jij een probleem en de bank kan jou dan uit je verbouwde huis zetten en dat in het openbaar verkopen.”
Zoals zo vaak geeft de ondertekening van een akte in verband met een huis aanleiding andere overeenkomsten te wijzigen of af te sluiten, op het gebied van huwelijkse voorwaarden, testamenten, e.d..
Ook Michael wilde nog wat weten over wat er gebeurd als hij zou komen te overlijden. De notaris kijkt snel in de agenda en ziet dat hij tijd heeft om hier wat dieper op in te gaan omdat hij pas over een uur de volgende afspraak heeft. Anders had hij te weinig tijd gehad en zou hij Michael hebben moeten voorstellen een nieuwe afspraak te maken om dieper in te gaan op deze vraag.
Na het gesprek blijkt dat Michael toch graag de zaken anders wil regelen dan zoals die nu op grond van de wet liggen. De notaris maakt aantekeningen van Michael’s wensen en er wordt afgesproken dat deze nader zullen worden uitgewerkt. Een afspraak voor ondertekening wordt gemaakt en over twee weken zal Michael zijn wensen vastleggen door ondertekening van een testament.
Inschrijving bij het Kadaster
Het ‘zorgdragen voor het opmaken van de akte en de financiële afwikkeling’, is door ondertekening van de hypotheekakte bijna volbracht. Rest er nog een taak: een afschrift van de notariële aktemoet worden ingeschreven bij het Kadaster.
De notaris stuurt daarom diezelfde dag nog – hij doet dat tegenwoordig elektronisch – een afschrift van de hypotheekakte naar het Kadaster. Het Kadaster brengt voor de registratie hiervan een bedrag in rekening. Dat bedrag ziet Michael Janssens terug op de nota.
Afronding
Nadat het afschrift van de akte naar het Kadaster is gestuurd, wordt voor de laatste maal bij het Kadaster gecheckt of geen beslag is gelegd op het huis sinds de herrecherche. Pas als bij deze inspectie geen problemen blijken, krijgt de boekhouding op het notariskantoor de opdracht om de lening aan Michael Janssens over te boeken.
Aan Michael Janssens en aan zijn bank wordt een afschrift van de hypotheekakte met een notarisverklaring meegegeven dan wel opgestuurd. Van het Kadaster komt een bevestiging van de registratie van de akte binnen. Als ook deze bevestiging na een aantal weken is ontvangen, kan het dossier afgerond worden. De notaris heeft inmiddels zijn repertorium bijgewerkt: in een mooi gebonden boek voegt hij op chronologische volgorde de nummers van de nieuwe aktes toe. Zijn medewerker voert ondertussen de laatste administratieve handelingen uit.
De notaris heeft dan nog de plicht de officiële stukken te archiveren. Getekende aktes moet hij nog dertig jaar bewaren. Daarna mogen ze worden overgebracht naar een centraal archief. De rest van het dossier mag tegenwoordig elektronisch bewaard worden. Toen dat laatste nog niet mogelijk was, had de notaris al gauw per jaar minstens dertig meter plank aan dossiers erbij.
Na enkele weken komt de notaris Michael Janssens tegen bij de bloemist. Hij informeert of Michael een plant aan het uitzoeken is voor in de nieuwe serre. Michael vertelt hoe fijn het is nu de serre klaar is. De notaris vraagt dan ook of Michael tevreden is geweest over zijn diensten. Michael beaamt dat en meld dat hij verder geen vragen meer heeft voor hem. Alles is helder en goed geregeld. De notaris adviseert Michael nog een bananenboom te nemen voor in de serre. Die zal het in de zonnige serre beter doen dan een ficus.
Nb:
De namen van de cliënten in dit verhaal zijn fictief.
