Huis gekocht: wat doet de notaris?
Een notaris die betrokken is bij de overdracht van een huis, verdient ze maar gemakkelijk: hij plukt een modelakte van zijn computer, verandert wat namen en cijfers en klaar is Kees. Vervolgens leest hij in een stief kwartiertje op wat er grofweg in de akte staat en wenst de nieuwe eigenaren veel geluk. Inmiddels ligt de gepeperde rekening al op de mat.
Dat is zo ongeveer het beeld dat veel mensen hebben van onze rol als notaris als ze een huis kopen. Ze hebben geen idee wat er zich allemaal afspeelt op ons notariskantoor vanaf het eerste contact tot het moment waarop de handtekeningen zijn gezet. En van herrecherche en inschrijving in het Kadaster hebben ze al helemaal geen weet.
Daarom nemen we U, aan de hand van Marieke de Vries, trotse bezitter van een charmante tussenwoning, door wat er allemaal op ons notariskantoor gebeurt in de periode waarin Marieke de Vries zich bezighoudt met de nieuwe gordijnen, de verhuizer en het uitzoeken van de tegeltjes voor de badkamer.
Het is medio mei. Na een jaar wikken en wegen en veel zoeken heeft Marieke de Vries de knoop doorgehakt: ze heeft een huis gekocht in de wijk Amby in Maastricht, op een paar kilometer van haar werk. Ze gaat er samen met haar vriend wonen. Het is een mooie tussenwoning van net tien jaar oud. Alleen de badkamer viel haar wat tegen, maar die kan worden verbouwd. Bij de besprekingen met de bank over de financiering van haar aanschaf bleek daar een mouw aan te passen. Op dus naar de notaris!
Door collega’s is ze geattendeerd op Huenges Wajer Joosten, Netwerk notarissen. Ze heeft telefonisch om een kostenopgaaf gevraagd en heeft deze (via email) schriftelijk gekregen. Marieke de Vries is daarmee akkoord gegaan. De procedure kan in gang gezet worden.
Een paar weken later. Bij de post voor ons kantoor zit die ochtend een koopcontract voor een tussenwoning, gebouwd eind jaren negentig en gelegen in de buurt van ons notariskantoor. De koper is mevrouw M. de Vries.
Notaris Joosten start met het zorgvuldig doorlezen van het koopcontract. Een goede makelaar zorgt er voor dat de opmerkelijke gegevens zich laten onderscheiden door een afwijkende opmaak, zodat onmiddelijk duidelijk is dat daaraan direct aandacht besteed moet worden.
Want dat is stap twee: de bijzonderheden op een rijtje zetten. De bijzonderheden wat betreft de verkoper bijvoorbeeld: was de verkoper, toen deze zijn huis kocht, gehuwd en is hij dat nog steeds; wat zijn de persoonlijke omstandigheden van de verkoper: werkt hij in loondienst of heeft hij een eigen bedrijf en is dat mogelijk failliet gegaan?
En de bijzonderheden wat betreft het onroerend goed: staat het niet op verontreinigde grond; is er geen asbest in verwerkt; is het geheel of juist gedeeltelijk eigendom van de verkoper; is er voor de verkoop toestemming van derden nodig, et cetera.
Wat het onroerend goed betreft, is notaris Joosten deze keer snel klaar. Hij is inmiddels al weer vele jaren als (kandidaat-)notaris werkzaam in Maastricht en is eerder betrokken geweest bij de transactie van een soortgelijk huis in dezelfde buurt.
Als hij ook over de verkoper geen feiten naar boven komen die de transactie in de weg kunnen staan, is het onderzoek naar ‘de juridische feiten en de handelingsbevoegdheden’ voorlopig afgerond.
In het koopcontract is de bepaling opgenomen dat mevrouw De Vries een waarborgsom moet betalen, een bedrag dat vastgesteld is op een percentage (doorgaans tien procent) van de koopprijs en die als aanbetaling gestort moet zijn op de rekening van de notaris. De notaris registreert het bedrag en de uiterste datum van storten. Tot zijn taken behoort het bewaken van de termijn en het – in het belang van de verkopende partij – innen van de waarborgsom. Het nauwkeurig bijhouden van de agenda laat hij daarbij graag over aan de medewerker die de verdere gang van het dossier zal bewaken.
Registerverklaring
Een andere nuttige taak van de notaris is dat hij contact opneemt met mevrouw De Vries om te verifiëren of ze een registerverklaring wil. Dit gebeurd omdat uit het koopcontract niet duidelijk blijkt of zij dit nu juist wel of niet wil. Overigens kan mevrouw De Vries altijd zich nog bedenken zolang de overdracht van de eigendom nog niet heeft plaatsgevonden en ook de registerverklaring nog niet is verstuurd.
Een registerverklaring is de officiële inschrijving van het koopcontract bij het Kadaster, die de koper beschermt tegen calamiteiten aan de kant van de verkoper, zoals dubbele verkoop, faillissement, schuldsanering of beslag. De inschrijving bij het Kadaster zorgt ervoor dat zulke gebeurtenissen niet tegen de koper kunnen worden ingeroepen, zoals dat door juristen wordt genoemd; de koper ondervindt er dus geen last van.
Mevrouw De Vries wil niet voor vervelende verrassingen komen te staan en laat weten dat ze toch graag heeft dat notaris Joosten dit voor haar regelt.
Notaris Joosten controleert of aan alle vereisten voor de verklaring is voldaan en regelt de formaliteiten. Intussen houdt zijn medewerker zorgvuldig een checklist bij voor het dossier van deze overdracht. Zij noteert op die lijst vóór welke datum de overdracht moet plaatsvinden. De werking van de inschrijving is beperkt tot zes maanden; de notaris of zijn medewerker houden in de gaten of de overdracht van het huis wel binnen die zes maanden valt.
Rechercheren
De volgende stap is het ‘rechercheren’. Notaris Joosten vraagt gegevens over het onroerend goed op bij het Kadaster. Het Kadaster registreert alle onroerende zaken, met exacte plaatsaanduiding. Ook registreert de organisatie gegevens over eventuele hypotheken en beslagen die op het onroerend goed rusten. De registers van het Kadaster zijn openbaar.
Notaris Joosten verifieert via deze openbare registers of het onroerend goed op naam van de verkoper geregistreerd staat, welke hypotheek erop rust en of de omschrijving overeenkomt met de gegevens uit het koopcontract. Of er bijvoorbeeld sprake is van ‘erfdienstbaarheden’, zoals het recht van overpad. Mevrouw De Vries moet bijvoorbeeld weten of zij recht van overpad moet verlenen aan een buurman.
Je zult maar een huis hebben gekocht en al tijdens de verhuizing blijkt dat de vrachtwagens van het aannemingsbedrijf achter de woning met grote regelmaat over jouw pad rijden omdat de eigenaar van het bedrijf recht van overpad heeft. Al deze handelingen kunnen digitaal uitgevoerd worden; de notaris heeft de gegevens (meestal) direct ter beschikking.
Informatiebrief
Ondertussen heeft de medewerker van notaris Joosten een informatiebrief met een vragenformulier aan mevrouw De Vries gestuurd. In de brief wordt in het kort uitgelegd wat de taak van de notaris is bij de koop van een huis, en wordt een datum voorgesteld voor de passeerafspraak, het tekenen van de akte van eigendomsoverdracht. Het vragenformulier heeft betrekking op personalia en financiële afwikkeling. Aan de verkoper heeft ze een soortgelijke brief met vragenformulier gestuurd.
Zodra de vragenformulieren ingevuld retour zijn, verwerkt de medewerker op het notariskantoor de gegevens. Koper en verkoper hebben het formulier keurig binnen twee weken geretourneerd. Ze maakt ook wel anders mee: dan moet ze er behoorlijk achterheen zitten om de formulieren binnen te krijgen.
De medewerker checkt de meegestuurde kopieën van identiteitsbewijzen. En ze ‘VISt’: via het Verificatie Informatie Systeem controleert ze of de identiteitsbewijzen niet als vermist geregistreerd staan.
Ze kan de passeerdatum in de agenda noteren: mevrouw De Vries en de verkoper zijn beiden akkoord gegaan met de voorgestelde datum. Die staat nu vast op 1 augustus.
In het geretourneerde vragenformulier heeft mevrouw De Vries aangegeven dat zij en haar partner graag advies krijgen van notaris Joosten over partnerregistratie en over de tenaamstelling van het huis. Ze willen weten of het juridisch gezien handig is het huis op beider naam te laten stellen en zo ja, of ze dat ieder voor de helft doen of in een andere verhouding. Notaris Joosten maakt een afspraak voor begin juli om hierover te praten.
Financiële stukken
Het lastigste is het verzamelen van de financiële stukken. Allereerst de hypotheekstukken: in de meeste gevallen neemt de koper een hypothecaire lening op zijn huis en zal hij dus die al geregeld hebben bij een bank of andere hypotheekverstrekker. Mevrouw De Vries heeft haar hypotheek bij de bank geregeld. Ze heeft twee verschillende leningen: een vaste lening en een lening voor de verbouwing. De notaris vraagt de hypotheekstukken op bij de bank; hij hoopt die vier weken later, dus uiterlijk half juli, te ontvangen. Die tijd heeft een bank meestal echt wel nodig voordat ze de opgevraagde stukken verstuurt.
Diezelfde week, half juni, vraagt de notaris ook de aflossingsnota’s van de hypotheek van de verkoper op. De aflossingsnota vermeldt het bedrag dat de verkoper aan de hypotheekhouder verschuldigd is per datum van passeren. De notaris verrekent de hypotheekschuld met de door de verkoper te ontvangen koopsom. De hypotheek is daarmee afgelost, zodat de inschrijving daarvan later bij het Kadaster met een akte van royement kan worden ‘doorgehaald’.
Ook van de overbruggingslening (die bij de recherche tevoorschijn kwam) van de verkoper vraagt notaris Joosten de aflossingsnota’s op.
Half juli heeft notaris Joosten inderdaad alle opgevraagde stukken binnen. Zijn medewerker heeft er flink achterheen moeten zitten, maar dat heeft dan ook resultaat gehad. Op basis van de hypotheekstukken stelt de notaris de hypotheekakte op. De akte van mevrouw De Vries beslaat vier pagina’s. Niet heel omvangrijk, de notaris stelt ook wel hypotheekaktes van 17 pagina’s op.
Aan mevrouw De Vries en eventueel aan haar adviseur wordt een concept van de akte gestuurd. Notaris Joosten streeft ernaar zijn cliënten minimaal een week voor de datum van passeren een concept van de aktes te sturen. Hij zit nu ruim binnen de marge.
Aan de bank wordt dan nog de passeerdatum doorgegeven en de nodige gelden worden opgevraagd.
Notaris Joosten kan nu ook de nota van afrekening voor de koper en voor de verkoper opstellen. Hij vermeldt daarop onder andere de koopsom, de verrekening van ‘zakelijke lasten’ (onroerendezaakbelasting, makelaarscourtage, bankprovisie etc.) en de verschuldigde overdrachtsbelasting. Dat laatste bedrag (maar liefst zes procent van de koopsom) int de notaris in opdracht van de overheid. Na ontvangst draagt hij het af aan de fiscus. Hiervoor ontvangt de notaris geen vergoeding maar hij is wel aansprakelijk als het fout gaat.
Zodra de nota’s klaar zijn gaan ze de deur uit. Hoe eerder, hoe beter: de koper of in dit geval de bank moeten de verschuldigde bedragen op tijd, dat wil zeggen uiterlijk eind juli, op de derdengeldenrekening van de notaris hebben gestort. Het kost notaris Joosten en zijn medewerker meestal toch al heel wat ‘nábelwerk’ en ‘aanspooracties’ om dat voor elkaar te krijgen.
Leveringsakte
Ondertussen heeft mevrouw De Vries met haar partner en met notaris Joosten vastgesteld hoe de tenaamstelling van het huis geregeld wordt. Tijdens de afspraak daarover hebben zij en haar vriend ook opdracht gegeven een samenlevingscontract op te stellen.
Zoals zo vaak geeft de koop van een huis aanleiding andere overeenkomsten te wijzigen of af te sluiten, op het gebied van huwelijkse voorwaarden, testamenten, e.d..
Ook voor de verkoper van een huis is dat vaak de gelegenheid om nog eens na te gaan of ze de zaken eigenlijk nog wel goed geregeld hebben. Vuistregel is toch wel dat eens in de vijf jaar controle nodig is.
Notaris Joosten kan nu de leveringsakte gaan opmaken. Via de leveringsakte wordt de uiteindelijke eigendomsoverdracht geregeld. Een concept van de akte stuurt hij naar mevrouw De Vries en naar de verkoper. Het is half juli, hij is mooi op tijd: zijn cliënten hebben nog twee weken om het door te lezen.
Het passeren
Dan wordt het 1 augustus, de dag van het passeren van de aktes. Notaris Joosten doet een herrecherche bij het Kadaster, dat wil zeggen dat hij nogmaals nagaat of er geen nieuwe hypotheken (bijvoorbeeld een overbruggingslening die nog niet bekend was) of beslagen op het huis liggen en of er geen verrassingen zijn, zoals een aanwijzing als monument. Er kunnen immers in de tussentijd veranderingen zijn opgetreden. Ook verricht hij een herrecherche bij het handelsregister, faillissementsregister, et cetera, naar mogelijke veranderingen in de persoonlijke omstandigheden van de verkoper. Nu er geen wijzigingen zijn ten opzichte van de vorige recherche, kan de overdracht plaatsvinden.
Het geld van de hypotheekverstrekker staat inmiddels op de derdengeldenrekening van de notaris. De betrokkenen hebben alle te ondertekenen stukken van tevoren kunnen inzien en de nota’s kunnen bekijken en staan dus als het goed is niet meer voor verrassingen.
Voor de overdracht zijn de cliënten uitgenodigd bij notaris Joosten. Daar ligt op 1 augustus op de afgesproken tijd het afgewerkte dossier gereed: dat wil zeggen dat alle stukken op de juiste volgorde klaarliggen in een dossiermap, ter ondertekening. Voor het ondertekenen van de hypotheekakte is meestal geen medewerker van de bank zelf aanwezig. De medewerker van de notaris heeft zichzelf in de akte vermeld als gevolmachtigde van de bank. Dit biedt haar de gelegenheid om mevrouw De Vries en haar partner in persoon te feliciteren met de aankoop.
Met mevrouw De Vries, haar vriend en de verkoper worden de stukken een voor een doorgenomen en ondertekend. Notaris Joosten legt nogmaals uit wat de consequenties van de overdracht voor de cliënten zijn. Zij aanvaarden deze en tekenen de aktes. De sleutels kunnen worden overgedragen. Als ook de hypotheekakte door mevrouw De Vries en door de ‘tussenpersoon’ getekend zijn, zijn alle aktes gepasseerd. Voor deze feestelijke gelegenheid heeft mevrouw De Vries een fles champagne meegenomen. Notaris Joosten deelt mee in de feestvreugde, maar laat de champagne passeren. Hij heeft nog een drukke werkdag.
Inschrijving bij het Kadaster
Het ‘zorgdragen voor het opmaken van de akte tot levering van de eigendom en de financiële afwikkeling’, is hiermee bijna volbracht. Rest er nog een taak: de eigendom van een woning gaat pas over van de verkoper op de koper als een afschrift van de door koper en verkoper getekende notariële akte van levering is ingeschreven bij het Kadaster. Notaris Joosten stuurt derhalve diezelfde dag nog – hij doet dat tegenwoordig elektronisch – een afschrift van de leveringsakte naar het Kadaster, samen met het afschrift van de hypotheekakte. Het Kadaster brengt voor de registratie hiervan een bedrag in rekening. Dat bedrag ziet mevrouw De Vries terug op haar nota.
Afronding
Nadat het afschrift van de leveringsakte naar het Kadaster is gestuurd, wordt voor de laatste maal bij het Kadaster gecheckt of geen beslag is gelegd op het huis sinds de herrecherche. Pas als bij deze inspectie geen problemen blijken, krijgt de boekhouding op het notariskantoor de opdracht om de koopsom aan de verkoper over te boeken.
Aan mevrouw De Vries en aan de bank wordt een afschrift van de hypotheekakte met een notarisverklaring meegegeven dan wel opgestuurd. Van het Kadaster komt een bevestiging van de registratie van overdracht van eigendom binnen. Als ook deze bevestiging na een aantal weken is ontvangen, kan het dossier afgerond worden. Notaris Joosten heeft inmiddels zijn repertorium bijgewerkt: in een mooi gebonden boek voegt hij op chronologische volgorde de nummers van de nieuwe aktes toe. Zijn medewerker voert ondertussen de laatste administratieve handelingen uit. Ze verwerkt de nieuwe adresgegevens van mevrouw De Vries in het adressenbestand en kan daarmee een ‘vinkje’ zetten bij het laatste actiepunt op haar checklist.
Notaris Joosten heeft dan nog de plicht de officiële stukken te archiveren. Getekende aktes moet hij nog dertig jaar bewaren. Daarna mogen ze worden overgebracht naar een centraal archief. De rest van het dossier mag tegenwoordig elektronisch bewaard worden. Toen dat laatste nog niet mogelijk was, had de notaris al gauw per jaar minstens dertig meter plank aan dossiers erbij.
Na enkele weken komt notaris Joosten mevrouw De Vries tegen bij de opticien. Tijdens het wachten op hun beurt, vraagt hij of ze tevreden is geweest over zijn diensten. Mevrouw De Vries kan dat bevestigen. Ze heeft geen vragen meer voor notaris Joosten. Alles is helder en goed geregeld. Haar zorgen gaan meer uit naar de installateur: die heeft haar beloofd dat ze vanavond kan douchen….
Nota bene
Mevrouw De Vries heeft in het voorgaande contact gehad met notaris Joosten van ons kantoor. Evengoed had zij kunnen spreken met notaris Huenges Wajer.
De verkoop van een bestaand huis kan redelijk snel verlopen. In het beschreven voorbeeld zitten (ruim) twee maanden tussen het moment dat de notaris het koopcontract binnen heeft en de overdracht. In veel gevallen zit er meer tijd tussen. Voor een nieuwbouwhuis moet bijvoorbeeld rekening gehouden worden met zes maanden. Verder is er in het voorbeeld geen enkele complicatie of bijzonderheid. Uiteraard is er een groot aantal andere zaken dat aan de orde kan komen bij de overdracht van onroerend goed. Er kan sprake zijn van erfpacht, waarbij een huis niet op eigen grond staat maar door – meestal – de gemeente in pacht gegeven wordt aan de eigenaar van het huis. Een andere variant is de levering van een appartementsrecht, waarbij onder meer de financiële verplichtingen van de verkoper aan de vereniging van eigenaren afgewikkeld moeten worden. Ook is het mogelijk dat niet een heel perceel maar slechts een gedeelte ervan verkocht wordt, waarna het Kadaster de nieuwe grenzen moet vaststellen en registeren.
De namen van de cliënten in dit verhaal zijn fictief.
